Gestão de bar: 9 etapas práticas para sobreviver à crise

Embora esse artigo tenha sido escrito para qualquer crise que seu bar possa vir a enfrentar, a crise do coronavírus que estamos enfrentando atualmente causou um verdadeiro golpe aos donos de bares e fez com a gestão de bar se envolva na prevenção desses eventos.

Assim sendo, ter um negócio é estar propenso a correr riscos, porque o inesperado está em todos os cantos do mercado cervejeiro, e a pandemia do coronavírus é a prova disso. Para um bar ou qualquer outro estabelecimento enfrentar uma crise, é necessário ter um plano de gerenciamento de crises em vigor.

Então, mesmo que você não tenha um plano até agora que já estamos no meio disso, não é tarde demais para criar um novo plano. Vamos ver nesse artigo como proprietários de bares fizeram para garantir que seus negócios sobrevivessem para contar a história quando passaram por outras crises.

Gestão de bar: 9 etapas práticas para bares sobreviverem à crise

Há riscos e custos para um programa de ação, mas são muito menores do que os riscos e os custos da confortável inércia
John F. Kennedy.

O objetivo aqui é a resiliência, que significa a capacidade de se recuperar após uma catástrofe. É muito mais fácil voltar aos trilhos quando você está ativamente trabalhando com um plano.

As estatísticas são unânimes. De acordo com a Administração de Arquivos e Registros Nacionais dos EUA, apenas 40% das empresas atingidas por desastres retomarão as operações posteriormente.

Cerca de 75% das pequenas empresas não possuem um plano para tempos de crise. Por isso, um plano faz uma diferença significativa entre se manter de pé após a crise acabar ou fechar definitivamente.

Sob o mesmo ponto de vista, pense em que tipos de crises podem acontecer em seu bar ou estabelecimento? Seca, ciclone, inundação, incêndio, pandemias, e isso são apenas fatores naturais. Crises causadas pelo homem incluem perda de serviços públicos (água, gás, eletricidade), escassez de suprimentos, água contaminada, doenças transmitidas por alimentos e bebidas, acidentes, falha do sistema de computadores, roubo de dados, atos criminosos (extorsão, roubo, ferimentos, fraude, sabotagem de produtos), protestos violentos e outros. Além disso, muitos especialistas concordam que essas crises só vão piorar e ser mais frequentes.

Assim como um ladrão, você nunca sabe quando a crise vai vir. Por isso, a preparação é a chave para sobreviver à crise.

Etapa 1: Planejamento e preparação para crises

O princípio norteador para seu bar sobreviver é a segurança. Mas, as coisas não acontecem como queríamos que acontecesse, coisas inesperadas podem e vão acontecer, por isso uma estratégia bem definida é essencial.

Os objetivos da sua estratégia de gerenciamento de crises para seu bar deve ser:

  1. Reduzir/eliminar impactos negativos nos seus negócios (vendas, custos de recuperação, ganhos etc.)
  2. Preservar/melhorar a imagem com os clientes e a percepção do público.
  3. Preservar/melhorar a imagem com as principais partes interessadas, funcionários e investidores.
  4. Retornar à normalidade o mais rápido possível.
  5. Limitar a capacidade da sua concorrência de se aproveitar da crise.
  6. Executar ações estratégicas rápidas. 

Um plano abrangente de gestão para bar inclui:

  • Planos de evacuação
  • Planos de proteção contra incêndio
  • Programa de segurança e saúde ocupacional
  • Políticas ambientais
  • Procedimentos de segurança
  • Procedimentos financeiros e de compras
  • Políticas de fechamento de instalações
  • Manuais para funcionários
  • Planejamento de recursos humanos
  • Procedimentos de comunicação e mídia
  • Armazenamento e recuperação de dados

Etapa 2: Avalie sua apólice de seguro

Quando se trata de seguro, o que você não conhece é sua maior ameaça. Porque depois que uma crise se instala, é tarde demais para comprar ou modificar seu seguro.

Isto é, reveja a apólice de seguro do seu bar com seu corretor. O prédio está coberto? Equipamentos? Existem limites, exceções ou exclusões? Existem áreas em que você tem seguro insuficiente?

Sobretudo, faça perguntas diretas: Poderíamos sobreviver a esta crise? Temos a cobertura adequada? Existe algo que deveríamos estar fazendo de maneira diferente?

O seguro de interrupção de negócios pode cobrir algumas de suas despesas comerciais, caso o bar seja fechado por um período prolongado. Independentemente de quais políticas você escolher, mantenha toda a documentação comercial importante em segurança, armazenando dados e arquivos em papel fora do bar.

Etapa 3: Verifique o estoque do seu bar

Documentar e atualizar regularmente seu estoque é crucial para sua resiliência. Afinal, como você pode se recuperar se não tem registro de como as coisas eram? Então, tenha um estoque atualizado descrevendo bebidas, alimentos, suprimentos, equipamentos e móveis. 

Similarmente, armazene uma cópia dessa lista fora do bar em um ambiente confiável e protegido. Tire fotos ou grave vídeos das suas entradas, tetos e paredes. Isso ajudará o processo de seguro a funcionar de maneira mais suave e rápida.

Se você utiliza uma solução como o Enjoy Analytics, você já sabe que a gestão de bar é mais prática e sempre que precisar você terá ao seu alcance o que está disponível no seu estoque. Use esses dados para medir o impacto da crise, comparando com os dados anteriores e posteriores. Isso também ajudará no seguro e, possivelmente, nos programas de assistência do governo.

Etapa 4: Crie uma equipe de gerenciamento de crises

Uma das medidas mais inteligentes de gestão de bar que você pode fazer é criar uma equipe de gerenciamento de crises. Você não pode fazer tudo sozinho! Inclua seus funcionários mais confiáveis, time de marketing, RH e, possivelmente, seu advogado. Escolha uma pessoa para ser o porta-voz que garantirá que seu bar fale com uma voz e uma mensagem consistentes.

Parte da responsabilidade da equipe é garantir a segurança de clientes, funcionários e qualquer pessoa que esteja em seu estabelecimento. As aulas e certificações de primeiros socorros devem fazer parte da preparação dos gerentes. As informações de contato de emergência devem fazer parte do plano, e o próprio plano deve estar visível e acessível a qualquer momento.

Etapa 5: Crie um plano de comunicação

Certamente, o plano de comunicação do seu bar é a sua salvação. Nesse sentido, ele, deve ser abrangente, incluindo público, funcionários, investidores, fornecedores e parceiros de negócios. É uma boa ideia atribuir alguém para coordenar todas as atividades de comunicação/mídia.

Etapa 6: Crie um plano de avaliação de riscos

Pense em cada crise que poderia acontecer no seu bar e crie com antecedência a sua resposta. Principalmente, avalie o risco que seu estabelecimento enfrenta para cada tipo de desastre grave. Por conseguinte, se a emergência envolve uma interrupção no fornecimento de água, uma falta de energia, inundação, incêndio ou outro desastre, faça planos para cada emergência.

Etapa 7: Crie um plano de alimentos e água

Como você minimizará a perda de alimentos e bebidas? Nesse caso, considere usar um caminhão ou armazém refrigerado para preservar os alimentos e bebidas durante uma emergência. Use primeiro o produto fresco, depois o refrigerado e por último o congelado. 

A água pode ser escassa durante uma crise. Isto é, mantenha um suprimento de emergência à mão. Posteriormente, não se esqueça de consultar outros bares para ver como eles lidam com a situação.

Etapa 8: Crie um kit de emergência

Quando a infraestrutura falha, as pessoas se machucam. Por isso, seu kit de emergência deve incluir um gerador de backup, lanternas, cobertores, baterias, produtos secos não perecíveis, um kit de primeiros socorros, ferramentas para desligar os utilitários e tudo o mais relevante para a sua instalação.

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Etapa 9: Prepare a para interrupções no fornecimento

Durante o evento, é provável que as entregas do produto sejam cortadas por até uma semana. Porque, quando eles retornam, pode ser em uma base limitada. Essa preparação inclui saber exatamente a quantidade de bebidas que você vende em média e assim conseguir prever quanto tempo você consegue ficar sem novas entregas.

Gestão de bar - Modelo de plano de gerenciamento de crises

gestão-de-bar-planejamentoSua equipe de gerenciamento de crises deve fazer um documento ao qual recorrer se houver uma crise. Aqui está o que incluir ao escrever seu plano:

  1. Uma lista dos membros da equipe de gerenciamento de crises e seus papéis durante a crise.
  2. Instruções sobre como alcançar toda a equipe durante a crise.
  3. Instruções sobre como melhor abordar sua base de clientes e o público.
  4. Um cronograma para a frequência com que você fará declarações públicas durante e após a crise.
  5. Um resumo do seu plano de ação.
  6. Uma folha de relatório pós-crise para documentar o que sua empresa fez durante a crise, o que sua equipe fez bem e o que pode ser melhorado se isso acontecer novamente.

Tome as devidas precauções e crie um plano de gerenciamento de crises para cada tipo de crise, como resultado, você terá um prejuízo muito menor.

Razões pelas quais o gerenciamento de crises falha

  1. Falta de foco e prioridade da equipe de liderança
  2. Organização despreparada – sem treinamento ou planejamento e preparação proativos
  3. Falha ao estabelecer uma estratégia
  4. Falta de clareza e alinhamento (decisões-chave, cadeia de comando, funções e responsabilidades)
  5. Não cumprir os compromissos
  6. Utilizar dados inválidos para decisões importantes
  7. Negligenciar os funcionários
  8. Falta de protocolos de comunicação/plano de mídia – execução ruim, desvio do plano, mensagens contraditórias, falta de propriedade
  9. Agir tarde demais

Razões pelas quais o gerenciamento de crises é bem-sucedido

  1. A gestão de crises é um foco e prioridade organizacional
  2. Clareza de propriedade do programa (prestação de contas, autoridade, responsabilidade)
  3. Os riscos potenciais foram identificados e avaliados
  4. Existem ferramentas e planos práticos
  5. Os principais parceiros de negócios foram identificados e fazem parte da equipe de gerenciamento de crises
  6. O plano de comunicação é abrangente (aborda todos os constituintes, incluindo clientes/público, funcionários, investidores, parceiros de negócios)
  7. Plano de mídia em vigor: porta-voz identificado, treinamento, mensagens, protocolos de suporte
  8. As coberturas de seguros foram revisadas e atualizadas (se necessário)

Embora ninguém queira uma crise em seu bar, é importante ter um plano de gerenciamento de crises para que seu bar possa reagir de forma rápida e corretamente, caso venha a passar por uma crise algum dia. 

Portanto, descrevemos aqui 9 etapas que você precisa seguir para reagir a uma crise de maneira eficaz, mas o principal argumento é que sua equipe de gerenciamento de crises precisa manter a calma, garantir que todos estejam informados e ser honesto com seus clientes. A gestão para bar durante as crises darão muito certo se você seguir estas etapas simples, dessa forma você poderá garantir que seu estabelecimento se recupere de uma crise em potencial e retorne aos negócios o mais rápido possível.

E por falar em retornar aos negócios o mais rápido possível, não podemos deixar de mencionar nosso super sistema, o Enjoy Analytics, que combina hardware e software para fornecer todos os dados do seu estoque e vendas.

Falou em segurança de dados e gestão de bar, falou em Enjoy Analytics

O Analytics é uma plataforma IoT (internet das coisas) poderosa, versátil e projetada para ajudá-lo a tomar as melhores decisões em tempo real. Ela promove o controle, o monitoramento e a segurança, tudo feito com base em um consumo em tempo real e de maneira segura através do nosso hardware.

Como isso é feito? Através da coleta de dados de todas as bebidas a granel servidas nas torneiras e vinculando esses dados ao sistema de gestão, acima de tudo ajudando empreendedores a trabalhar de maneira mais inteligente e a tomar decisões baseadas em dados seguros.

Acima de tudo, você pode acompanhar, repetimos, em tempo real, no seu dispositivo móvel. Essa é a chave para gerenciar as bebidas a granel e coletar dados que você sempre quis!

Em conclusão, não importa a crise que seu bar esteja passando, se você tiver seus dados seguros, será muito mais fácil voltar aos trilhos e com o Enjoy Analytics você tem isso e muito mais!

Pronto para levar seu estabelecimento ao próximo nível?

Nós podemos ajudar.

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